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Bonne et heureuse année 2020 Le Conseil d'Administration et toute l'équipe du POLE se joignent à moi pour vous présenter nos meilleurs voeux pour la...
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LA CONTRIBUTION DU POLE A LA FORMATION A DISTANCE EN PERIODE DE CRISE PANDEMIQUE

Les autorités publiques ont demandé la fermeture au public de tous les organismes de formation à compter du LUNDI 16 MARS 2020, tout en maintenant une activité. Ainsi, il n'y a plus d'accueil physique de stagiaires ni de candidats dans les centres et ce jusqu'à nouvel ordre.

Parce que nous nous considérons comme partie prenante à part entière de la politique de prévention, de suivi, d'information et de communication dans la conduite de notre mission de formation, nous avons fait le choix d'un MAINTIEN DE NOTRE ACTIVITE sous des formes aménagées.

Pour ce faire, nous avons pris une série de mesures :

  1. Conformément aux directives, afin de protéger nos salariés et nos bénéficiaires, fermeture des centres et les sites collectifs
  1. Il est décidé le maintien de salaire, et ce quelque soit le statut ou la fonction des salariés
  1. Conformément au soutien proposé par l'Etat, il est décidé de mettre au chômage partiel nos salariés à compter du 16 mars
  1. La mise en place du travail à distance (qui va de paire avec le maintien de salaire et les mesures de confinement)
  1. Afin d'assurer le travail à distance, l'organisation spécifique d'un dispositif d'AIDE PEDAGOGIQUE A DISTANCE
  1. La mise en place d'une cellule de crise qui supervise l'ensemble des opérations

Afin de mettre en place cette aide pédagogique à distance dans les meilleures conditions, nous nous sommes fixés comme objectifs :

1/ récolter les informations pour adapter nos réponses aux besoins identifiés (aussi bien au niveau des stagiaires que celui des salariés). Personne n'a prévu cette situation et encore moins les cahiers de charge du marché en cours.

2/ Imaginer des réponses graduelles et adaptées à la diversité de nos publics ET DE NOS DISPOSITIFS qui se nourrissent de notre effort participatif et qui laisse toute sa place aux apports de tous (formateurs, référents, bureau pédagogique et direction)

3/ Organiser la mise en œuvre de NOS solutions (qui peuvent évidemment se nourrir ou croiser celles préconisées par les différents donneurs d'ordre.

4/ Prévoir les modalités de traçabilité de notre travail pour capitaliser, valoriser et comptabiliser

L'ACCES A LA FORMATION A DISTANCE DE NOS BENEFICIAIRES

Dès l'annonce de la fermeture des centres à l'accueil du public, la première phase a été de contacter individuellement chacun de nos stagiaires afin de :

  • Communiquer = expliquer la situation et échanger avec eux (inquiétudes sur l'épidémie, questions sur leurs situations administratives,...)
  • Proposer la formation à distance = connaître leurs contraintes (situations personnelles, disponibilités...)
  • Récupérer les informations individuelles = mails, connexion, matériel à disposition, niveau d'autonomie

Toutes ses informations nous ont permis d'établir un « état des lieux » des possibilités de communication et de formation

LES OBJECTIFS GENERAUX POURSUIVIS

  • Maintenir un lien social et pédagogique avec nos stagiaires pour jouer notre rôle en matière de prévention, de soutien moral et de communication en matière d'informations sur la santé. Ce rôle s'inscrit pleinement dans le cursus d'apprentissage voulu par l'OFII.
  • Apporter une assistance directe et concrète à nos bénéficiaires durant les périodes de fermeture des préfectures en leur diffusant des informations sur la citoyenneté et sur les valeurs liées au « vivre ensemble ».
  • Mettre en place une continuité pédagogique avec :
  • des activités pédagogiques asynchrones (mails, messages écrits, audio et vidéo).
  • des ateliers pédagogiques synchrones (avec Whatsapp, Webroom et échanges téléphoniques)

 

LES MODALITES RETENUES

1 - ACTIVITES PEDAGOGIQUES ASYNCHRONES :

-         Préparation et envoi régulier d'un plan de travail comprenant des activités et des exercices. Le stagiaire peut effectuer les activités en autonomie et renvoyer ses travaux aux formateurs pour être corrigé. Nous avons choisi cette configuration pour mettre le stagiaire en confiance car c'est un procédé similaire à celui rencontré par les parents d'élèves.

-         Assistance proposée systématiquement par les formateurs aux stagiaires plus en difficulté (échanges Whatsapp, appels téléphoniques).

2 - ATELIERS SYNCHRONES :

Les groupes habituels seront segmentés en sous-groupe (4/5 stagiaires).

Le réseau Whatsapp sera privilégié car c'est l'outil numérique le plus ergonomique et simple à prendre en main.

Pour les lecteurs / scripteurs :

- Transmission d'un message vocal annonçant le contenu de la séance et les objectifs.

- Envoi d'un document déclencheur à lire.

- Mise en place d'un appel audio Whatsapp à plusieurs.

- Questionnement des stagiaires sur la compréhension du support.

- Réponses des stagiaires données par écrit (via le chat) ou sous forme de questions/réponses fermées directement à l'oral.

- Fin de l'atelier en transmettant une activité de production écrite que chaque stagiaire devra renvoyer après la séance.

Pour les non-lecteurs / non-scripteurs

En utilisant Whathsap (Ces stagiaires ont de nombreuses stratégies pour utiliser les réseaux tels que whatsapp ; ils savent nous envoyer des notes vocales s'il y a un problème ou il est possible les appeler individuellement.)

- Familiarisation avec Whatsap au cours des premiers ateliers.

- Envoi de liens vers des exercices spécifiques (méthodes pour grands débutants).

- Proposition de dictées de mots adaptées.

- Transmission de supports de discrimination visuelle.

- Envoi des productions des stagiaires par photo.

Méthode globale approche Whatsapp

1/ Message vocal systématique d'annonce d'objectifs.

2/ Envoi d'un document déclencheur (vidéo/audio/visuel) sous forme de lien internet ou de PDF afin de réactiver les points vus précédemment + questionnaire simple.

3/ Transmission des réponses des stagiaires par message vocal pour réagir;

4/ Envoi d'une activité PDF à observer

5/ Transmission de 5 questions dans le chat auxquelles les stagiaires devront répondre immédiatement.

6/ Correction classique de l'activité en direct + transmission d'un corrigé à la fin de la semaine.

7/ Envoi d'un sujet de production écrite, travail personnel pendant 10/15 min puis envoi de la production par message.

8/ Evaluation pour clore la séance (quizz, jeux).

3 - CLASSE VIRTUELLE

  • Constitution de petits groupes
  • Rassemblement via un système de visioconférence du groupe : un formateur et des apprenants, pouvant se voir, partager des documents et des affichages, discuter par audio ou chat
  • Un outil simple d'utilisation qui ne nécessite pas de téléchargement par les apprenants
  • Un tableau blanc partagé
  • Réalisation seul ou à plusieurs d'activités interactives.

4- TRAÇABILITE

  • fichier de suivi
  • enregistrement des échanges wathsapp
  • enregistrement audio des classes virtuelles (un fichier de suivi formel reçu par mail à la fin de la séance, indiquant la durée de la séance, les noms des participants et les liens partagés (l'apprenant peut à tout moment revenir sur ces documents)
  • archivage des plans de travail conçus par les formateurs

5-EVALUATION DE LA PROGRESSION

  • un mini test en fin de semaine : quizz sur ce qui a été vu
  • un TCF d'entraînement conçu par le bureau évaluation du POLE (plusieurs déclinaisons et toutes compétences évaluées, sur papier ou sur ordinateur).
  • des classes virtuelles d'évaluation collective

              

QUELQUES ENSEIGNEMENTS D'ETAPE AU 30 MARS 2020

-         Le travail réalisé en quelques jours a été colossal. Il n'a été rendu possible que grâce à la mobilisation générale de l'ensemble des salariés du Pole malgré les conditions de confinement et d'obligation de travail à distance à temps partiel.

-         Une organisation de circonstance a été nécessaire : cellule de crise, équipe pédagogique, administration, création de supports de communication interne, travail collaboratif...

-         Ce travail a fait la preuve de sa pertinence :

  • Implication grandissante des stagiaires
  • Engagement des formateurs qui ont fait preuve d'un grand professionnalisme et d'une énorme capacité d'adaptation

-         Mise en place de procédures évolutives et adaptées

-         Création de supports collés aux réalités vécues et susceptibles d'apporter des éléments de réponses aux difficultés rencontrées.

-         Une prise en compte plus maitrisée des exigences liées aux conditions d'exécutions des marchés supports des différents dispositifs (OFII, PDIE, PEE, ASL...)

Beaucoup reste à faire car ces premiers résultats ne peuvent et ne doivent masquer les insuffisances constatées :

  • Le niveau insuffisant de maitrise des nouvelles technologies de nos équipes
  • L'inadéquation des supports sensés porter nos actions de FOAD à la réalité de nos publics (ex e-greta :smartphone)
  • L'absence de consignes et de cadres pouvant aider à la gestion des situations exceptionnelles

Nous avons beaucoup appris en quelques jours et nous nous devons de tirer le maximum de cette période si particulière.

C'est ce à quoi nous continuerons à veiller.

La direction du POLE

 

ci dessous l'équipe du POLE qui intervient dans la formation à distance

quipe le pole