Agent d’accueil – Assistant(e) Administratif (H/F)

Agent d’accueil – Assistant administratif (H/F)

 

Le POLE est une association loi 1901 et organisme de formation implanté en Ile-de-France et Hauts-de-France. Crée en 2000, le POLE a cultivé une expertise dans l’accompagnement des publics vulnérables et éloignés de l’emploi. Cet accompagnement se traduit par la conduite d’actions de diagnostic, de formation, d’accompagnement social et professionnel, et de certification au profit de différents publics, et en particulier les publics exilés (primo-arrivants, BPIs), les allocataires du RSA, les jeunes de 16 à 25 ans.

 

L’Agent d’accueil – Assistant administratif (H/F) interviendra, sous l’autorité de la coordinatrice administrative de l’association, dans le cadre d’un suivi administratif des parcours à visée professionnel et d’accueil du public.

Prérequis du poste :

– BAC+2 secrétariat ou équivalent à minima

– Maitrise de l’anglais souhaitable

– Excellente communication écrite

– Excellente communication verbale

– Organisation

– Gestion du temps

– Résolution de problèmes

– Excellente maitrise des outils bureautique (Suite Office)

– Autonomie

– Expérience souhaitée dans l’accueil et l’accompagnement des publics vulnérables ou/et en difficulté linguistique

– Disponibilité et sérieux.

– Réactivité et capacité d’adaptation

 

Descriptif des missions :

• Accueil [30%] :

– Assurer l’accueil physique et téléphonique du centre.

– Assurer la bonne orientation et information des publics et des visiteurs.

• Secrétariat administratif [70%] :

– Traiter les dossiers d’inscription aux certifications

– Tenir à jour le tableau de suivi de paiement carte bancaire

– Assurer la bonne application des procédures administratives en vigueur

– Sourcing des publics auprès des bénéficiaires éligibles et des prescripteurs

– Mobiliser et motiver les bénéficiaires.

– Assurer un suivi administratif (tableau de bord, comptes rendus etc..) de l’action.

– Préparer les documents pour les informations collectives (test de positionnement + émargement + présentation)

– Créer et tenir à jour les fichiers pour le suivi des parcours de formation

– Préparer les dossiers des stagiaires (démarrage et fin de formation) selon la procédure en vigueur (liste des participants, attestation d’entrée en formation, émargements…)

– Tenir les émargements et assurer le suivi du déroulement des actions (absences, justificatifs etc …)

– Contribuer à l’établissement des bilans des actions

Lieux d’intervention :

Ile-de-France ou Lille

 

Conditions contractuelles :

CDD de 12 mois, rémunération conventionnelle selon profil + avantages liées à la convention collective des OF (3249) et à l’accord d’entreprise.

Procédure de recrutement :

Envoyez CV et lettre de motivation avec la mention dans l’objet de « candidature assistante administrative », avant le 31/08/2022.

Un premier entretien en Visio vous sera proposé. Un entretien final d’embauche en présentiel.

 

Prise de fonction : immédiate après entretien d’embauche

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 6 mois ou stage ou alternance

Salaire : 1 720,00€ par mois ou indemnité légale en vigueur si stage ou alternance

 

Avantages :

• Participation au transport
• RTT
• Titre-restaurant